Date d’entrée en vigueur: ___________ 2024
Dernière mise à jour: ___________ 2024
Politique de confidentialité (la « Politique ») – L’Association des femmes en affaires Lac-St-Jean-Est (l’« Association »)
L’Association des femmes en affaires Lac-St-Jean-Est
Identification et contexte. En tant que personne morale qui recueille des renseignements personnels par des moyens technologiques (tels que des formulaires électroniques, courriels, etc.), l’Association publie sur son site Internet, en termes simples et clairs, cette politique de confidentialité et les avis portant sur toute modification à cette politique.
L’Association vous invite à prendre connaissance de sa politique de confidentialité pour connaître les règles qu’elle applique en matière de protection des renseignements personnels.
Portée de la Politique. Cette Politique vise principalement à vous renseigner sur les aspects suivants :
Les moyens auxquels nous avons recours pour recueillir vos renseignements personnels;
Les types de renseignements personnels que nous recueillons;
Les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis;
L’encadrement applicable à la conservation et à la destruction de ces renseignements;
Les catégories de personnes qui, au sein de l’Association, ont accès aux renseignements personnels, incluant les rôles et les responsabilités des membres de son personnel tout au long du cycle de vie de ces renseignements;
Les catégories de tiers à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements aux fins visées au point 3 ci-dessus;
Les différentes mesures de sécurité que nous avons mises en place afin de protéger le caractère confidentiel de vos renseignements personnels;
Les principaux droits dont vous bénéficiez à l’égard de vos renseignements personnels que nous détenons ainsi que les moyens technologiques disponibles pour que vous puissiez consulter ou rectifier ces renseignements personnels;
La possibilité que des renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec;
La façon dont vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’Association, incluant les coordonnées permettant de communiquer avec elle afin de nous adresser vos questions, partager vos commentaires, et nous acheminer toute demande relative à vos renseignements personnels;
Le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels, incluant votre droit de se prévaloir de ce processus; et
La date de l’entrée en vigueur de cette Politique et la date de sa plus récente mise à jour, le cas échéant.
Communication par les Visiteurs. Il est possible pour les Visiteurs de communiquer avec nous, pour toute raison, par le biais de courriels, ou par Facebook, en accédant aux puces correspondantes disponibles au bas de toute page de notre site web, sous l’intitulé « Contact ». Il est également possible pour les Visiteurs de communiquer avec un représentant autorisé de l’Association par l’entremise de visioconférences, télécopies, médias sociaux, messagerie instantanée, ou autre.
Communication par les Membres. Il est possible pour les Membres de communiquer avec nous, pour toute raison en lien avec notre Mission, par le biais de courriels, visioconférences, télécopies, médias sociaux, messagerie instantanée, ou autre.
Sondages. Il est possible pour les Membres de consentir à répondre volontairement à des sondages envoyés par l’Association, par le biais de formulaires électroniques.
Formulaire d’adhésion. Il est possible pour les Visiteurs de présenter une demande d’adhésion afin de devenir membre de l’Association, par le biais du formulaire électronique disponible sur la page « Adhésion – Nouvelle membre » du Site.
Formulaire de renouvellement. Il est possible pour les Membres de renouveler leur adhésion, ou bien de mettre à jour ou modifier leur fiche de membre, par le biais du formulaire électronique disponible sur la page « Adhésion – Nouvelle membre » du Site.
Inscription et participation à des évènements. Lors de l’inscription des Membres à des activités organisées par l’Association, des renseignements personnels sont recueillis par le biais de formulaires électroniques ou de courriels.
Lorsque vous accédez au Site, un serveur collecte automatiquement certains renseignements, notamment ceux énumérés ci-dessous. Ces renseignements peuvent devenir ou être considérés comme des renseignements personnels lorsqu’il est possible que vous puissiez être identifié par l’utilisation de ces renseignements, seuls ou en combinaison avec des renseignements d’autres sources.
Votre adresse IP;
Le navigateur que vous utilisez (Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Safari, etc.);
Votre système d’exploitation (Windows, Mac OS…);
Le nom de domaine de votre fournisseur d’accès Internet;
La date et l’heure de votre visite sur le Site;
Les pages que vous consultez sur le Site; et
L’adresse du site web duquel vous accédez au Site.
Collecte par des tiers par témoins de connexion (« cookies »)
Notre Site utilise uniquement le témoin de connexion « browserupdateorg », un témoin de connexion qui est essentiel au fonctionnement adéquat du Site. D’ailleurs, ce témoin ne permet pas la collecte de renseignements personnels, et n’a pour fonction que de vérifier si le Visiteur a reçu une notification lui suggérant de mettre à jour son navigateur.
Nous recueillons vos renseignements personnels pour accomplir l’une ou l’autre des fins suivantes :
Évaluer toute demande d’adhésion soumise par le biais du formulaire électronique disponible sur la page « Adhésion – Nouvelle membre »;
Traiter toute demande de renouvellement d’adhésion d’une Membre, ou toute demande de mise à jour ou de modification d’une fiche de Membre;
Traiter les demandes d’inscription des Membres aux activités organisées par l’Association;
Communiquer avec vous si, par exemple, nous désirons obtenir plus d’information relativement à votre demande d’adhésion;
Promouvoir notre Mission;
Communiquer avec vous afin de vous fournir de l’information sur notre Mission ou répondre à toute question en lien avec celle-ci;
Effectuer des suivis auprès des Membres, afin d’assurer leur satisfaction en lien avec leur adhésion à l’Association;
Promouvoir le Site;
Recevoir les paiements de cotisations annuelles par chèque;
Répondre aux exigences légales et réglementaires en vigueur;
Assurer la fonctionnalité du Site; et
Transmettre des communications de nature informative sur notre Mission et les activités de l’Association.
Nouvelles fins (si applicable). Nous vous aviserons et nous nous assurerons d’obtenir tout consentement nécessaire à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels pour toute autre fin que celles énumérées ci-dessus, le cas échéant, si la législation applicable le requiert.
Renseignements personnels communiqués à nos fournisseurs de services. Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à nos fournisseurs de services en matière d’hébergement infonuagique, de tenue et d’administration de site web et de systèmes d’information.
Renseignements communiqués sans consentement en cas de demandes des autorités et tribunaux. Sans limiter la portée de ce qui précède, nous nous réservons le droit de coopérer pleinement avec les autorités chargées de l'application de la loi ou les tribunaux qui nous demandent ou nous ordonnent de communiquer des renseignements personnels vous concernant.
Communication permise par la loi. Nous nous réservons le droit de communiquer vos renseignements personnels à toute autre personne ou entité lorsque cela est prescrit ou permis par la législation applicable, ou encore suivant l'obtention de votre consentement.
Destruction des renseignements personnels dès l’accomplissement des fins sauf lorsque la loi impose un délai de conservation particulier. Conformément à nos procédures de conservation et de destruction sécuritaires des renseignements personnels, nous ne conservons vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins énumérées dans la section 3 de la présente Politique ou pour nous conformer à nos obligations, selon la plus tardive de ces échéances. Par la suite, vos renseignements personnels font l’objet d’une destruction sécuritaire et confidentielle, ou encore d’une anonymisation en vue d’utilisation à des fins sérieuses et légitimes.
Les individus qui, au sein de l’Association, ont accès aux renseignements personnels recueillis par l’Association sont les membres du conseil d’administration qui ont besoin d'y accéder pour exercer leurs fonctions. Ces individus ont le devoir de ne pas faire usage de l’information à caractère confidentiel, dont les renseignements personnels, qu’ils obtiennent dans l’exécution ou à l’occasion de leur travail.
Lorsque l’Association confie un mandat ou un contrat à un mandataire ou un exécutant qui ne fait pas partie des membres de son personnel et que la communication d’un renseignement personnel dont l’Association a la garde est nécessaire à l’exercice de ce mandat ou à l’exécution de ce contrat de service ou d’entreprise, alors l’Association indique, dans le mandat ou le contrat, les mesures que le mandataire ou l’exécutant du contrat doit prendre pour assurer la protection du caractère confidentiel du renseignement personnel communiqué, pour que ce renseignement ne soit utilisé que dans l’exercice de son mandat ou l’exécution de son contrat et pour qu’il ne le conserve pas après son expiration. La loi permet toutefois à l’Association de ne pas prévoir un tel contrat lorsqu’il fait affaire avec un organisme public ou d’un membre d’un ordre professionnel.
Mesures de protection. Nous adoptons des mesures de protection physiques, technologiques et administratives pour protéger vos renseignements personnels et diminuer les risques d’accès, d’utilisation, de communication et de destruction non autorisés et/ou illégaux. Notamment:
Minimisation: Nous limitons consciemment les renseignements personnels que nous collectons. Nous ne collectons que les renseignements personnels nécessaires à l’accomplissement des fins identifiées à la section 3;
Limitation des accès: Nous limitons l’accès de vos renseignements personnels aux personnes au sein de l’Association qui ont besoin de cet accès afin de poursuivre l’une ou l’autre des fins énumérées dans la section 3, et l’accès aux renseignements personnels est protégé par la mise en place de mots de passe robustes;
Journalisation des accès: Nous surveillons les accès numériques à vos renseignements personnels par la journalisation des opérations effectuées à leurs égards;
Registre des incidents de confidentialité: Nous tenons à jour un registre des incidents de confidentialité en conformité avec la législation applicable. Advenant la survenance d’un incident de confidentialité qui présente un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, nous prendrons les mesures nécessaires pour vous en aviser, en conformité avec la législation applicable.
Aucune garantie. Aucune méthode de transmission par internet ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la section 9 de la présente Politique.
Votre droit de retrait de votre consentement. Sous réserve de la législation applicable et de vos obligations contractuelles, vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels. Pour ce faire, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (veuillez consulter la procédure à la section 9). Le retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels est susceptible d’engendrer des impacts sur notre capacité à interagir adéquatement avec vous. Vous serez donc informé de ces impacts avant que le retrait de votre consentement devienne effectif, et ce, afin de vous permettre de prendre une décision éclairée.
Contenu du droit d’accès. Vous disposez d’un droit d’accès à vos renseignements personnels. À ce titre, vous pouvez nous demander de:
Vous informer de l’existence d’un renseignement personnel vous concernant;
Recevoir communication des renseignements personnels vous concernant;
Consulter les renseignements personnels que nous conservons sur vous en vous permettant de prendre connaissance du renseignement sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance et d’en obtenir une copie; et
À partir du 22 septembre 2024 seulement, nous demander de communiquer tout renseignement recueilli auprès de vous (excluant les renseignements personnels créés ou inférés à partir d’un renseignement personnel vous concernant) dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez également nous demander, à partir du 22 septembre 2024, de communiquer ainsi votre renseignement personnel à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir le renseignement personnel.
Frais exigibles. Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements personnels. Nous vous communiquerons ces frais avant de procéder à la transcription, reproduction ou transcription des renseignements personnels.
Procédure applicable. Toute demande d’accès doit être communiquée à notre responsable de la protection des renseignements personnels selon la procédure identifiée à la section 9. Veuillez noter que la loi peut nous empêcher d’accepter une demande d’accès, en totalité ou en partie, pour divers motifs dont vous serez informé, le cas échéant.
Contenu du droit de rectification. Vous pouvez également nous adresser une demande de rectification de vos renseignements personnels. Vous pouvez nous adresser une demande visant à ce que nous rectifiions un renseignement personnel que nous détenons sur vous, et ce, dans les circonstances suivantes:
Ce renseignement personnel est inexact;
Ce renseignement personnel est incomplet;
Ce renseignement personnel est équivoque; ou
La collecte, la communication ou la conservation de ce renseignement personnel n’étaient pas autorisées par la loi.
Destruction des renseignements personnels. Vous pouvez également nous demander, dans une demande de rectification, de détruire tout renseignement personnel que nous détenons si la collecte, la communication ou la conservation de ce renseignement personnel n’étaient pas autorisées par la loi.
Livraison d’une copie ou d’une attestation. Si nous acceptons votre demande de rectification, vous pouvez nous demander de vous communiquer une copie de tout renseignement personnel modifié, ou, selon le cas, une attestation du retrait de tout renseignement personnel concerné.
Procédure applicable. Toute demande de rectification doit être communiquée à notre responsable de la protection des renseignements personnels selon la procédure identifiée à la section 9. Veuillez noter que la loi peut nous empêcher d’accepter une demande de rectification, en totalité ou en partie, pour divers motifs dont vous serez informé, le cas échéant.
Il est possible que vos renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec, en particulier lorsque l’Association confie à une personne ou à un organisme à l’extérieur du Québec la tâche de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou de conserver pour son compte ces renseignements. Notez que préalablement à la communication d’un de vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. La communication ne s’effectuera que si l’évaluation démontre que le renseignement bénéficierait d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus. Le cas échéant, cette communication fera l’objet d’une entente écrite qui tient compte notamment des résultats de l’évaluation et, le cas échéant, des modalités convenues dans le but d’atténuer les risques identifiés dans le cadre de cette évaluation. Veuillez noter que dans le cas d’une telle communication à l’extérieur du Québec, vos renseignements personnels seront soumis aux lois de la juridiction à laquelle vos renseignements seront communiqués.
Procédure. Pour être recevables, toutes demandes prévues aux sections 8 à 9 de la présente Politique doivent être adressées par écrit à notre responsable de la protection des renseignements personnels, à info@femmesaffaireslsjest.com.
Identification. Veuillez noter que nous devons procéder à la vérification de votre identité avant de donner suite à toute demande que vous nous adressez concernant des renseignements personnels que nous détenons.
Délais de réponses et refus. Nous devons répondre par écrit (favorablement ou défavorablement) à toute demande d’accès ou de rectification avec diligence et dans un délai d’au plus 30 jours suivant sa réception. Nous pouvons refuser toute demande conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, en motivant ce refus et indiquant la disposition de la loi sur laquelle ce refus s’appuie, les recours qui s’offrent à vous en vertu de la loi et le délai dans lequel ils peuvent être exercés. Nous pouvons aussi vous prêter assistance pour vous aider à comprendre le refus.
Processus de plaintes. Dans la mesure où vous êtes insatisfait de notre traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez adresser une plainte à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 9 de la présente Politique.
Devoir d’assistance ou questionnements. Vous pouvez également contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels si vous avez des questions à l’égard de vos droits d’accès, de rectification ou de retrait de consentement. Vous pouvez également lui demander son assistance afin de mieux préciser vos demandes d’accès, de rectification ou de retrait de consentement.
Processus de modification. La date d’entrée en vigueur et la date de la plus récente mise à jour de la présente Politique en font partie intégrante et sont indiquées à proximité de son intitulé. La présente Politique est susceptible de faire l’objet de modifications. Afin de modifier la présente Politique, nous publierons un avis de modification dans la section du Site dédiée à la présente Politique et aux avis de modification, laquelle est accessible par l’intermédiaire de l’hyperlien suivant: la présente Politique. Nous diffuserons également cet avis par tout moyen propre à vous atteindre en tant que personne concernée. La modification entrera en vigueur à la fin du quinzième (15e) jour suivant la date de publication de l’avis à ce sujet sur le Site, sous réserve de motifs justifiant un délai plus court.
C.P. 2042 Alma, Québec G8B 5W1
